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Personaleinsatzplanung

edpep – smarte Personaleinsatzplanung
edpep ist das neue online Personaleinsatzplanungs-System, in dem Planung und tatsächliche Arbeitszeiterfassung in einer Oberfläche verschmelzen und für den Unternehmer gemeinsam auswertbar werden. Das System besteht aus möglichen drei Anwendungen: einem Cockpit für den Unternehmer, einer digitalen Stempeluhr sowie einer Kommunikations-App für Mitarbeiter.

edpep – ein System, das mitdenkt
• Schichten planen
• Schichten analysieren
• Schichttausch via App
• Aufgabenmanagement
• Arbeitsanweisungen ausgeben
• Upload von Arbeitsdokumenten
• Archivierung – sicher in der eurodata Cloud
• inkl. komplettes online Zeiterfassungssystem siehe edtime

Dann starten Sie bereits

ab 2,50 Euro monatlich.

Übersicht der Leistungen:

Schichten planen

Natürlich können Sie auch ein Blatt Papier nehmen, Spalten und Zeilen zeichnen und die potentiellen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter eintragen. Spätestens, wenn Sie das dritte Mal jemanden verplant haben, der eigentlich im Urlaub ist, oder der armen Kollegin Schmidt fünf Stunden über Plan eingezeichnet haben, fängt es an unfassbar Zeit und Kraft zu kosten. Doch auch wenn wir nicht in der Steinzeit anfangen, Vergleiche zu suchen, sondern herausfordernd auf andere computergestützten Systeme schauen, bleibt uns nur die Empfehlung an Sie, testen Sie edpep: So einfach, so gezielt und in perfekt gelebter Drag and Drop Mentalität planen Sie hier Ihre Schichten, lassen sich Vorschläge für die beste Variante anzeigen, exportieren, drucken und senden Ihre professionellen Pläne mühelos an Ihre Mitarbeiter.

Arbeitsanweisungen

Neben dem Aufgabenmanagement bietet edpep noch weitere Möglichkeiten, die Arbeit im Team organisierter zu gestalten. Erstellen Sie zum Beispiel Arbeitsanweisungen, die sie einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Gruppen zuordnen. Diese Arbeitsanweisungen erscheinen in der Mobile App Ihrer Mitarbeiter, müssen dort gelesen und bestätigt werden.

Upload von Arbeitsdokumenten

Korb und Körbchen edpep bietet Ihnen eine individuelle Online Speicher- und Sharing-Lösung für Ihr Unternehmen. Teilen sie Dokumente mit Ihren Mitarbeitern und entscheiden Sie, wer was sehen darf und wie lange Dokumente gültig sind. Jedes gängige Dokumentenformat steht Ihnen in Ihrem digitalen Korb und Ihren Mitarbeitern in deren digitalen Körbchen jederzeit und überall zur Verfügung. Papierablage adé, kein Dokument geht verloren oder wird übersehen, alle Inhalte werden überall und auf allen Geräten synchronisiert. Plus: Sie erhalten Lesebestätigungen, um wirklich sicherzugehen, dass Informationen angekommen sind.

Schichten analysieren

Was wollen Sie wissen? Edpep verrät es Ihnen. Schon in Ihrem Übersichts-Dashboard finden Sie auf den aktuellen Tag, die Woche oder den Monat hochgerechnete Kennzahlen. Wie viele Mitarbeiter waren unpünktlich und wie lange insgesamt. Wie viele Überstunden wurden von wie vielen Mitarbeitern getätigt, wie viele waren krank, im Urlaub oder haben ihre Kernarbeitszeit verletzt?

Aufgabenmanagement

Das Aufgabenmanagement umfasst das Planen, Verwalten, Überwachen und Umsetzen von Aufgabenstellungen. Tut das Ihr Post-it für Sie? Einfacher geht es mit der Aufgabenmanagement-Funktion in edpep. Sie können Aufgaben formulieren, festlegen wann, wie lange, in welcher Frequenz und in welchem Intervall die Aufgabe erledigt werden soll, können Notizen und Bilder anhängen. Die Aufgaben sind an Schichtpläne geknüpft und werden Ihren Mitarbeitern zugeordnet. Ihre Mitarbeiter sehen die Aufgaben in ihrer App, können sie als erledigt markieren und Sie erhalten eine Rückmeldung.

Die gesunde Kommunikations-App

Die bestmögliche Teamkommunikation steht bei edpep absolut im Vordergrund. Die edpep App für das Smartphone (Android und iOS) beinhaltet daher neben Stempeluhr, Profilbearbeitung und Kalenderansicht noch so viel mehr: Urlaube, Krankheiten, sonstige Abwesenheiten können über die App gemeldet werden. Aufgaben, Arbeitsanweisungen und Arbeitsdokumente können eingesehen und als erledigt bestätigt werden. Das ist nicht nur für Sie als Unternehmer eine gesunde Arbeitsweise und Art des Austauschs mit Ihren Mitarbeitern, sondern auch Ihre Mitarbeiter sammeln eine Menge gesunde „Nüsschen“ für ihr Engagement… Was das soll? Probieren Sie es einfach mal aus, es macht Spaß und Spaß fördert die Aufmerksamkeit und Kommunikationsbereitschaft von Mitarbeitern um ein Vielfaches.

Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen

Mit edpep erfassen Ihre Mitarbeiter spielend leicht ihre tatsächlichen Arbeitszeiten. Das System bietet Ihnen dafür mögliche fünf Wege:
– via Stempeluhr in der Smartphone App,
– via Stempeluhr in der Tablett App,
– via Desktop Stempeluhr,
– via „Handzeit-Funktion“, d.h. händischer Eingabe durch Ihre Mitarbeiter,
oder Sie tragen die Zeiten einfach manuell in Ihrem Unternehmer-Cockpit ein.
Auch Pausen- und Raucherpausen lassen sich so korrekt erfassen und bei Überschreitungen erhalten Sie direkt Warnhinweise.

Darstellung von Urlaub und Abwesenheiten

Ihre Mitarbeiter sind krank, haben Urlaub oder geistern irgendwo anders herum? edpep zeigt Ihnen direkt in Ihrem Übersichts-Dashboard an, ob es Krankmeldungen, Urlaubseinträge oder fehlende Mitarbeiter gibt. So können Sie schnell mit möglichen Umorganisationen reagieren oder sich durch Klick auf die jeweiligen Icons näher über beispielsweise die Anzahl der Resturlaubstage Ihrer Urlauber informieren.

Kalenderansicht

In Ihrem edpep Kalender können Sie durch die Monate klicken, wo neben dem aktuellen Tag und Feiertage auch aktuelle Abwesenheiten vermerkt sind. Urlaubs – und Krankheitstage führen nie wieder zu Missverständnissen und Diskussionen, da mit der Drag and Drop Funktion auf einfachste Weise alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter dokumentiert werden können. Keine Doppelerfassungen, Sie nehmen alles nur einmal auf.

Ereignisse in der Übersicht

Aktuelle Ereignisse, wie Geburtstage, Krankheiten oder auch bald auslaufende Verträge und zu wenig gebuchte Stunden Ihrer Mitarbeiter sehen Sie auf den ersten Blick am Morgen auf Ihrem Übersichts-Dashboard in edpep. Ein wildes durch das Programm Klicken oder einzelne Befragungen Ihrer Mitarbeiter entfallen, denn Sie haben sofort alle Informationen parat.

Mobile Stempeluhr

Die Stempeluhr bei edpep ist sogar so mobil, dass sie jeder Ihrer Mitarbeiter in der Hosentasche tragen kann. Wie das? Die edpep App macht‘s möglich. Mit wenigen Handgriffen kann die App geladen und mit individuellem Pin geschützt in Betrieb genommen werden. Einfache Erfassung der Arbeitszeiten, Unterbrechungen und gesetzliche Pausen, Vervollständigung des Profils mit schickem Selfi für den Chef oder Einsicht in den Kalender mit den Arbeitszeiten. Und wem das zu mobil ist, installiert die Stempeluhr auf einem Tablet oder auf dem Desktop eines handelsüblichen PCs.

MiLog konforme Dokumentation

Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) – gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2015 ein flächendeckender allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn für Arbeitnehmer und für die meisten Praktikanten in Höhe von 8,50 € brutto je Zeitstunde. Wie ein Damoklesschwert schwebt seit dem die Nachweispflicht über Zeiten und Entlohnungen der Mitarbeiter über Unternehmern. Es drohen Kontrollen durch den Zoll und bei Nichteinhaltung hohe Strafen. MiLoG-konforme Dokumente können Sie mit nur einem Klick jederzeit aus edpep heraus erstellen, die genau das und auch nur das beinhalten, was Kontrolleure sehen müssen. Hinweise und Nachrichten durch edpep erhalten Sie bereits beim Anlegen Ihrer Mitarbeiter im System und bei jeglichen anderen möglichen Verstößen, auf die Sie postwendend reagieren können.

Datenübertragung

Die jahrelange Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Lohnabrechnern lässt Eurodata im Unterschied zu andere Stand-Alone Wettbewerbsprodukten in edpep einfließen. Die Zeitdaten können direkt in das System Ihres Beraters eingespielt werden, wenn dieser die Lohnsoftware edlohn verwendet. Unsichere Medienbrüche werden vermieden und Monatsabschlüsse sowie vorläufige Monatsabschlüsse erledigen sich mit nur einem Mausklick! Optimierte CSV Exportmöglichkeiten zu anderen Systemen minimieren ebenfalls deutlich Fehlerquellen und sparen Zeit.

Sicher archiviert

Heute spricht jeder von unsicheren Daten, von höheren Standards, um Daten für andere unzugänglich zu machen. Die eurodata AG garantiert Sicherheit. Die Daten, die in edpep generiert oder hochgeladen werden, liegen in nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Hochleistungs-Rechenzentren in Saarbrücken. Im Bereich Archiv in edpep finden Sie zudem alle Ihre erstellten Dokumente, die selbstverständlich so lange archiviert werden, wie es der Gesetzgeber vorschreibt.

Unbegrenzte Anzahl von Standorte

Standorte und Gruppen können Sie in edpep so viele anlegen, wie Sie es möchten und ohne, zusätzliche Kosten oder ein heilloses Durcheinander befürchten zu müssen. So können Sie zum Beispiel alle Ihre Filialen als separaten Standort verwalten und innerhalb der Standorte wiederum Ihr Personal in unterschiedliche Gruppen einteilen – zum Beispiel das Küchenteam, das Serviceteam und die Reinigungskräfte. Ihre Standorte werden für einen noch besseren Überblick in einer geografischen Karte angezeigt.

Mitarbeiterverwaltung

Anders als auf Papier, im Aktenordner oder in Ihrer Excel-Liste – diese Mitarbeiterverwaltung lebt. Sie haben alle Ihre Mitarbeiter auf einen Blick parat plus: Sie können den jeweils aktuellen Status sehen – anwesend, abwesend, im Urlaub, krank oder ein Geburtstagskind? Sie sind stets auf dem Laufenden! What you see is what you get: Für mehr Details klicken Sie sich einfach immer weiter in die Tiefe. Sehen Sie Beschäftigungsverhältnisse ein, ändern Sie manuell fehlerhafte Zeitdaten ab oder überprüfen Sie die Gesamt-Auswertung der Pausen-, Arbeits- und Urlaubszeiten… so einfach und intuitiv!

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